Backlog Management

„Das mache ich später.“

Transparenz is king beim Backlog Management. Und Visual Management, also der Einsatz von Visualisierungen als Führungsinstrument.Der Product Owner, der im Scrum-Prozess fürs Backlog verantwortlich ist, hat daher eine entscheidende Rolle für den Erfolg der agilen Transformation. Er ist dafür verantwortlich, dass das Produkt zu jedem Zeitpunkt den höchstmöglichen Wert hat und der aktuelle Stand zu jeder Zeit für alle ersichtlich ist.

Er nimmt die jeweiligen Bedarfe der Stakeholder und internen Kunden auf und formuliert sie in Form von Stories, aus denen sich konkrete Aufgaben ergeben. Der Product Owner entscheidet, welche Prioritäten die Aufgaben für das Scrum Team haben. Das Team bestimmt in der Sprintplanung selbst den Umfang seines Arbeitspakets, ist dann auch für diesen Teil im Backlog verantwortlich und präsentiert am Ende bei einem Demo-Meeting das (Sprint-)Ergebnis dem Product Owner und den Stakeholdern.

Aus der Praxis: "Bin ich jetzt die Sekretärin?"

„Das mache ich später – am Ende des Sprints. Ich habe keine Zeit, täglich die Aufgaben zu aktualisieren!“ Wie oft ich solche und ähnliche Sätze schon gehört habe. If I had a penny for everytime – ich wäre um einiges reicher.

Azure, DevOps, Jira… – die agile Arbeitsweise bringt in der Regel auch neue Plattformen oder Tools oder beides. Bei großen Konzernen werden häufig sogar eigene Programme entwickelt. Natürlich muss nicht nur der Product Owner damit arbeiten. Der Scrum Master wird in die Pflicht genommen, diese Tools gemeinsam mit den Teams zu nutzen. Sie visualisieren den Prozess und machen ihn für alle transparent. ABER: So werden sie in der Praxis meistens gar nicht wahrgenommen. Die Arbeit am Backlog wird oft als zusätzliche Arbeitsbelastung oder Kontrollinstrument empfunden, dadurch fehlt es dann an Zeit und Motivation.

„Ich bin hier doch nicht die Sekretärin vom Dienst!“, denkt sich der Scrum Master. Stimmt! Er ist dafür verantwortlich, dass die Teammitglieder motiviert und eigenständig arbeiten. Aber dann teilt er in der Praxis doch beim täglichen Online-Meeting seinen Bildschirm, und da er das Tool gerade schon auf hat, kann er auch gleich den Status der einzelnen Tasks bei der Besprechung updaten.

Enabled statt abhängig

Natürlich gibt es Mitglieder im Team, die müssen Sie als Scrum Master oder in einer anderen Rolle, gar nicht erst motivieren. Ein Kranich-Typ beispielsweise liebt Planung, Transparenz und Kontrolle. Der Rest fühlt sich eher drangsaliert. Vermitteln Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen, dass die tägliche Berichterstattung in erster Linie dazu dient, Probleme rechtzeitig zu erkennen, und sie dabei unterstützt, die Tasks abzuarbeiten. Es geht nicht um Kontrolle – sondern um Hilfe. Einmal erlebt, nehmen die Mitarbeitenden gerne an den Ritualen teil und bereiten ihre Tasks entsprechend vor.

Fürs Meeting bedeutet das: nur moderieren! Lassen Sie Ihre Team-Member selbst ihr Board teilen, wenn sie über ihre Arbeit berichten.